Vivemos hoje num mercado cada vez mais competitivo e com margens de lucro cada vez mais pequenas. Uma das soluções tantas vezes seguida pelas empresas de forma a contrariar estas margens de lucro tem sido a de reduzir os seus custos.

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Quando se procura alterar a estrutura de custos da empresa, a ferramenta mais vezes utilizada costuma ser a de cortar. No entanto sem uma política bem definida e um planeamento adequado dos mesmos, este corte de custos, poderá trazer vários contratempos à operacionalidade do negócio.

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Optimizar em vez de os cortar e desta forma proporcionar uma eficiência operacional à empresa é uma das ferramentas de gestão de maior sucesso cada vez mais utilizada.

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A estrutura de custos de qualquer empresa deve ser pensada e adequada à dimensão da sua atividade, sendo essencial um acompanhamento e análise crítica de todas as componentes, mesmo das que muitas das vezes são dadas como garantidas dentro da organização.

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Contrariamente ao que muitas vezes se pensa, otimizar custos nem sempre está relacionado com corte. Otimizar custos pressupõe planeamento, execução e controlo de todo o processo produtivo e/ ou logístico até à entrega do produto ao cliente final. É assim importante, eliminar todas as actividades que não tragam valor acrescentado ao produto final.

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O primeiro passo para a otimização de custos é o planeamento e o estabelecimento de uma política de gestão dos mesmos no seio da empresa.

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Deverá identificar-se e quantificar todos os custos da empresa, sejam eles fixos ou variáveis, bem como a sua importância para a actividade operacional. Sem este trabalho inicial, dificilmente a empresa irá conseguir que os seus esforços de optimização resultem em redução de custos e melhorias na produtividade.

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Para que as políticas de gestão de custos sejam eficientes, as mesmas estão dependentes da existência de um planeamento estruturado que deverá ser pensado a médio e longo prazo.

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A necessidade de planear muitas das vezes para um período de 5 ou até 10 anos, deve-se ao facto de existirem determinados custos que não podem ser modificados no curto prazo como seja o caso de contratos estabelecidos para vários anos.